Автоматизация деятельности компании РентаСервис

Хочу поделиться опытом разработки и внедрения программного продукта по автоматизации бизнес-процессов. Компания РентаСервис занимается прокатом различного оборудования для мероприятий – посуда, столовые приборы, банкетный текстиль и мебель.
В течении нескольких лет учет в компании велся в электронных таблицах – заказы, документы, товарные остатки и клиентская база. При такой организации учета оформление одного заказа опытным сотрудником занимало около 30 минут. Оформление заказа включает с себя – договор на оказание услуг, акты приема-передачи товаров и счет-фактура. Подготовленные документы отправлялись на склад и в бухгалтерию. Кроме сложности в оформлении заказа возникали проблемы с оперативным отслеживанием состояния заказов и товарных остатков. Получить различные аналитические данные для руководства компании при существующем подходе было весьма трудоемко. Для решения этих проблем руководство компании приняло решение об автоматизации своих бизнес-процессов.

Мое первое общение с руководителем РентаСервис состоялось по электронной почте. Мы переписке я пытался получить необходимые требования к системе. В итоге, осознав низкую эффективность такого полхода, я лично посетил компанию заказчика.

Один день наблюдений за реальной работой сотрудника дал мне больше, чем десятки писем. За этот день мы сформулировали требования к системе и автоматизируемые процессы.

Разработка системы велась на платформе 1С:Предприятие. Типовые конфигурации не использовались, т.е. система была разработана с нуля. Было принято решение разместить систему в облаке чтобы обеспечить работу территориально распределенных сотрудников компании.

Работа велась в несколько этапов. На каждом этапе реализовывался функционал одной из пользовательских ролей – менеджера, сотрудника склада, логиста и руководителя. Обсуждение текущих работ происходило по скайпу. Т.к. заказчик принимал активное участие в проекте, то по ходу разработки был скорректирован ряд требований, которые стали понятны только при взгляде на прототип системы. По моему мнению это достаточно здравый подход, который позволил реализовать все ожидания заказчика.

Компания РентаСервис эксплуатирует эту систему уже три года. Внедрение подобной системы позволило:
•сократить время оформления заказа с 30 минут до 5 минут
•иметь актуальную информацию о складских остатках
•анализировать доступность товара для конкретного заказа на этапе оформления
•оперативно отслеживать состояние заказов
•контролировать движение финансов в компании между подразделениями
•на основании данных, хранящихся в системе, получать требуемые отчеты для руководства компании

Разработанная система периодически дорабатывается в соответствии с новыми требованиями заказчика.

Учет в Excel или специализированной системе?

Подобным вопросом часто задаются владельцы различных компаний. Excel это хорошее решение для компании с небольшим количеством сотрудников и не сложными бизнес-процессами. По мере роста компании возникают следующие проблемы при ведении учета в Excel:
по мере развития процессов продаж учет в Excel становится сложным
Пока ваши продажи проходят в один этап и состоят из одного товара/услуги, то вести их в Excel можно (и даже нужно). Со временем продажи могут стать многошаговыми и содержать в себе много дополнительной информации. Табличный способ представления данных не подходит для хранения такой информации.
затрудняется поиск и структурирование информации
Формат хранения данных в Excel подразумевает табличное представление данных. Развитие данных, с которыми Вы работаете, подразумевает увеличение количества столбцов в таблице. Иначе представлять информацию в Excel сложно. Поиск данных о деталях ранее проведенных операций становится затруднительным.
в Excel нет возможности реализовать регламент работы сотрудников
Данные о продажах в Excel можно заносить произвольно, минуя обязательные этапы или фальсифицируя данные. Это связано опять же с особенностями Excel, как электронной таблицы. Очень часто бывает необходимо заносить данные в систему о продажах в следуя определенному порядку. Возможность работать с данными по регламенту, позволяет анализировать действия сотрудниках на разных этапах работы.
Excel не дает автоматизации рутинных процессов, а только позволяет хранить данные
Просто хранение данных само по себе не имеет ценности, если эти данные нельзя использовать в работе компании. На пример, зная необходимые данные о клиенте заполнить ими договор или какой-либо документ. Анализ данных учета так же играет большую роль. Данные, которые не анализируются — это мертвый груз.
в Excel нельзя разграничить доступ к данным так, как в специализированной системе
Excel позволяет защитить файл паролем, но не позволяет настроить правила работы с документы для различных пользователей. Таким образом, все кто знает пароль для доступа к таблице, смогут внести в нее изменения, включая деструктивные.

Приведенные выше сведения позволяют принять правильное решение о необходимости использования Excel для учета данных в компании. Что делать, если необходимо вести более сложный учет, чем в Excel? Самый правильный выход в этой ситуации — использование специального программного обеспечения, которое будет отвечать Вашим потребностям и будет разработано в соответствии со спецификой работы Вашей компании.

Не ждите когда работа в Excel станет сложной и не удобной — закажите разработку системы учета для Вашей компании. Воспользуйтесь формой ниже для обратного звонка.