Автоматизация деятельности компании РентаСервис

Хочу поделиться опытом разработки и внедрения программного продукта по автоматизации бизнес-процессов. Компания РентаСервис занимается прокатом различного оборудования для мероприятий – посуда, столовые приборы, банкетный текстиль и мебель.
В течении нескольких лет учет в компании велся в электронных таблицах – заказы, документы, товарные остатки и клиентская база. При такой организации учета оформление одного заказа опытным сотрудником занимало около 30 минут. Оформление заказа включает с себя – договор на оказание услуг, акты приема-передачи товаров и счет-фактура. Подготовленные документы отправлялись на склад и в бухгалтерию. Кроме сложности в оформлении заказа возникали проблемы с оперативным отслеживанием состояния заказов и товарных остатков. Получить различные аналитические данные для руководства компании при существующем подходе было весьма трудоемко. Для решения этих проблем руководство компании приняло решение об автоматизации своих бизнес-процессов.

Мое первое общение с руководителем РентаСервис состоялось по электронной почте. Мы переписке я пытался получить необходимые требования к системе. В итоге, осознав низкую эффективность такого полхода, я лично посетил компанию заказчика.

Один день наблюдений за реальной работой сотрудника дал мне больше, чем десятки писем. За этот день мы сформулировали требования к системе и автоматизируемые процессы.

Разработка системы велась на платформе 1С:Предприятие. Типовые конфигурации не использовались, т.е. система была разработана с нуля. Было принято решение разместить систему в облаке чтобы обеспечить работу территориально распределенных сотрудников компании.

Работа велась в несколько этапов. На каждом этапе реализовывался функционал одной из пользовательских ролей – менеджера, сотрудника склада, логиста и руководителя. Обсуждение текущих работ происходило по скайпу. Т.к. заказчик принимал активное участие в проекте, то по ходу разработки был скорректирован ряд требований, которые стали понятны только при взгляде на прототип системы. По моему мнению это достаточно здравый подход, который позволил реализовать все ожидания заказчика.

Компания РентаСервис эксплуатирует эту систему уже три года. Внедрение подобной системы позволило:
•сократить время оформления заказа с 30 минут до 5 минут
•иметь актуальную информацию о складских остатках
•анализировать доступность товара для конкретного заказа на этапе оформления
•оперативно отслеживать состояние заказов
•контролировать движение финансов в компании между подразделениями
•на основании данных, хранящихся в системе, получать требуемые отчеты для руководства компании

Разработанная система периодически дорабатывается в соответствии с новыми требованиями заказчика.

Учет в Excel или специализированной системе?

Подобным вопросом часто задаются владельцы различных компаний. Excel это хорошее решение для компании с небольшим количеством сотрудников и не сложными бизнес-процессами. По мере роста компании возникают следующие проблемы при ведении учета в Excel:
по мере развития процессов продаж учет в Excel становится сложным
Пока ваши продажи проходят в один этап и состоят из одного товара/услуги, то вести их в Excel можно (и даже нужно). Со временем продажи могут стать многошаговыми и содержать в себе много дополнительной информации. Табличный способ представления данных не подходит для хранения такой информации.
затрудняется поиск и структурирование информации
Формат хранения данных в Excel подразумевает табличное представление данных. Развитие данных, с которыми Вы работаете, подразумевает увеличение количества столбцов в таблице. Иначе представлять информацию в Excel сложно. Поиск данных о деталях ранее проведенных операций становится затруднительным.
в Excel нет возможности реализовать регламент работы сотрудников
Данные о продажах в Excel можно заносить произвольно, минуя обязательные этапы или фальсифицируя данные. Это связано опять же с особенностями Excel, как электронной таблицы. Очень часто бывает необходимо заносить данные в систему о продажах в следуя определенному порядку. Возможность работать с данными по регламенту, позволяет анализировать действия сотрудниках на разных этапах работы.
Excel не дает автоматизации рутинных процессов, а только позволяет хранить данные
Просто хранение данных само по себе не имеет ценности, если эти данные нельзя использовать в работе компании. На пример, зная необходимые данные о клиенте заполнить ими договор или какой-либо документ. Анализ данных учета так же играет большую роль. Данные, которые не анализируются — это мертвый груз.
в Excel нельзя разграничить доступ к данным так, как в специализированной системе
Excel позволяет защитить файл паролем, но не позволяет настроить правила работы с документы для различных пользователей. Таким образом, все кто знает пароль для доступа к таблице, смогут внести в нее изменения, включая деструктивные.

Приведенные выше сведения позволяют принять правильное решение о необходимости использования Excel для учета данных в компании. Что делать, если необходимо вести более сложный учет, чем в Excel? Самый правильный выход в этой ситуации — использование специального программного обеспечения, которое будет отвечать Вашим потребностям и будет разработано в соответствии со спецификой работы Вашей компании.

Не ждите когда работа в Excel станет сложной и не удобной — закажите разработку системы учета для Вашей компании. Воспользуйтесь формой ниже для обратного звонка.

SMS sender теперь работает с Web SMS

Функционал внешней обработки для смс рассылки из 1С постоянно развивается. Теперь осуществлять рассылку можно через сервис websms (при регистрации по этой ссылке скидка 5%).

Обработка для рассылки смс из 1С может быть адаптирована для вашей конфигурации. Заполните форму ниже и я свяжусь с вами.

Сервис для кредитных брокеров.

Это не очередная CRM для кредитных брокеров, которая ведет учет клиентов, сделок и пр. Главная идея этого сервиса — автоматизировать заполнение банковских заявок. Именно на это уходит большая часть рабочего времени кредитного брокера. Опрос показал, что на заполнение одной заявки уходит от 30 до 50 минут времени.

Читать далее

Восстановление SQL базы на 1С 7.7

Исходные данные:
• MD-файл базы 1С 7.7
• Бэкап (bak-файл) SQL базы
• MSSQL SERVER 2008
Имея все вышеперечисленное, необходимо развернуть копию базы 1С 7.7. Читать далее

Автоматизация кредитного брокера. Автоматическое заполнение заявок.

Хочу представить вашему вниманию систему, автоматизирующую работу компании кредитного брокериджа. Деятельность кредитного брокера заключается в оказании услуг по подбору банка для требуемого кредита и подготовке документов для его получения.

Тренинговый центр Читать далее

Разработка конфигураций 1С с нуля. Когда это нужно?

Нужна ли вам разработка конфигурации с нуля? Почему типовая конфигурация может вам не подойти? Давайте разберем эти вопросы подробно.

Типовые конфигурации рассчитаны на очень широкий круг компаний, автоматизируя общую для всех деятельность — бухгалтерский учет, управление персоналом и т.д. В типовых конфигурациях собранно максимальное количество общих функций, часть из которых может никогда не использоваться. Таким образом, работая с типовой конфигурацией вы получаете стандартный функционал, который может оказаться для вас избыточным и лишним.

Читать далее